Mengelola Sumber Daya yang Terbatas untuk Mencapai Keunggulan

Sebagai orang desa, saya hanya tahu bahwa jagung adalah hasil pertanian yang harganya sangat murah. Dan setahu saya jagung hanya bisa diolah paling-paling menjadi jagung bakar, jagung godhok, grontol dan marning. Pokoknya jagung hanya bisa diolah untuk makanan yang murahan dan dikonsumsi golongan masyarakat bawah atau orang desa seperti saya. Pemahaman seperti itu terbentuk sampai saya dewasa dan hidup di Semarang. Setelah saya punya anak, saya baru tahu ternyata jagung bisa diolah menjadi produk mahal dan menjadi konsumsi masyarakat kota dan golongan menengah ke atas.
Ketika ke mall anak saya minta popcorn ternyata harganya relatif mahal Rp 5.000/bungkus. Lain waktu lagi anak saya minta freshcorn satu gelas plastik kecil harganya Rp 7.500. Bahkan beberapa minggu lalu anak dan istri saya memesan sop krim jagung di suatu café satu mangkok kecil harganya Rp 15.000. Wow…saya agak terperanjat ternyata jagung yang selama ini saya pahami sebagai makanan murahan ternyata juga bisa menjadi makanan yang berkelas dan berharga mahal….

*****
Apa yang menarik dari cerita saya di atas ? Ternyata jagung yang dikenal sebagai hasil pertanian murahan ternyata bisa diproses menjadi produk yang berkelas dan berharga mahal. Mengapa hal ini bisa terjadi ? Jagung sebagai suatu sumberdaya (bahan baku) bisa bernilai lebih ketika dibudidayakan dengan baik, diproses dengan cara tertentu dan unik, dipadu dengan beberapa bahan lainnya dan disajikan dengan kemasan yang menarik ternyata dapat menghasilkan produk yang bermutu tinggi.

Apa relevansi makna cerita tersebut bagi suatu organisasi atau pelayanan rumah sakit ? Rumah sakit sebagai suatu organisasi sebenarnya juga dituntut untuk menghasilkan produk (baca : jasa pelayanan) yang bermutu. Untuk menghasilkan produk bermutu, kita diperhadapkan pada sumberdaya (fasilitas, SDM, dana, dan sumberdaya lainnya) yang kadang-kadang jumlah dan kualitasnya terbatas. Keterbatasan sumber daya itu sering kita jadikan alasan untuk menghasilkan jasa pelayanan yang ‘ apa adanya’ atau mutunya di bawah standar yang diharapkan oleh pasien yang kita layani. Ibarat cerita saya di atas, seringkali kita merasa cukup puas walaupun hanya menghasilkan jagung bakar, jagung godhok, grontol atau marning padahal orang yang kita layani sudah banyak yang menginginkan popcorn, freshcorn atau sop jagung. Kalau ini dibiarkan bisa dibayangkan apa yang akan terjadi selanjutnya dengan rumah sakit kita.

Cerita di atas barangkali dapat mengilhami kita untuk terus berupaya mengoptimalkan sumber daya yang terbatas untuk menghasilkan pelayanan yang prima bagi pasien yang kita layani. Pelayanan prima dapat berbentuk pelayanan yang mutunya lebih baik dari sebelumnya dan dapat pula dalam bentuk pelayanan yang sama namun dengan biaya yang lebih murah. Beberapa catatan kecil dibawah ini barang kali dapat bermanfaat.

SDM dalam organisasi bukan sekedar kumpulan orang
Sebuah sepeda bukan sekedar kumpulan dari roda, pedal, stang, sadel, dan komponen lainnya. Artinya jika roda, stang, pedal, sadel dan komponen sepeda tersebut dikumpulkan menjadi satu bukan berarti menjadi sepeda. Komponen-komponen tersebut baru akan menjadi sepeda jika masing-masing komponen tersebut dirakit dalam posisi yang tepat sesuai fungsinya, saling mengkait, dan berfungsi secara baik. Apa arti cerita tersebut ? Jika suatu organisasi ingin berkembang secara optimal, SDM dalam organisasi jangan dipandang sekedar kumpulan orang tetapi juga merupakan kumpulan berbagai kompetensi (keahlian atau talenta) yang masing-masing harus ditempatkan dalam berbagai fungsi secara tepat, dibangun dalam system kerjasama yang saling mendukung, dan masing-masing harus menjalankan fungsinya secara baik.
Setiap organisasi selalu memiliki permasalahan tentang SDM, apalagi organisasi yang sudah relatif tua. Dalam menghadapai keadaan seperti ini, kita jangan terpaku untuk melihat kelemahan- dan keterbatasan SDM yang ada sekarang tetapi sebaliknya harus berfikir bagaimana “membudidayakan” (baca : mengembangkan) potensi/talenta dan memanfaatkan peluang untuk meningkatkan mutu SDM agar mereka dapat berfungsi secara optimal dalam memberikan pelayanan prima sesuai tuntutan jaman. Penempatan SDM juga harus selalu dievaluasi agar dapat memenuhi azas the right man on the right place sehingga setiap orang dapat memberikan kontribusi yang optimal.

Sistem dan prosedur bukanlah sesuatu yang tidak dapat dirubah
Dari beberapa pengalaman menunjukkan bahwa salah satu kendala yang menghambat perkembangan organisasi adalah karena kita terpaku pada sistem dan prosedur yang sering dianggap seperti „kitab suci“ yang tidak boleh dirubah. Sistem dan prosedur adalah cara kerja organisasi untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu sistem dan prosedur seharusnya selalu flexibel dan terbuka terhadap perubahan. Sistem dan prosedur yang menghambat pencapaian tujuan harus segera diperbaiki, bahkan kita harus selalu aktif untuk mengevaluasi dan melakukan up grade terhadap system yang telah dibangun agar organisasi dapat berjalan dengan cepat dan optimal. Jika kita ingin menghasilkan freshcorn tentu tidak bisa menggunakan cara kerja membuat jagung bakar bukan ?

Efisiensi bukan sekedar pengendalian pengeluaran uang
Seringkali kita keliru bahwa untuk meningkatkan efisiensi hanya dilakukan dengan cara mengontrol pengeluaran uang secara ketat. Pengeluaran uang yang tidak terkontrol memang menjadi salah satu sumber inefisiensi tetapi efisiensi bukan sekedar masalah pengeluaran uang Meningkatkan efisiensi pada hakekatnya adalah menurunkan rasio penggunaan biaya terhadap hasil. Efisiensi dikatakan meningkat jika peningkatan penghasilan lebih besar daripada peningkatan biaya. Disinilah pentingnya kita mengenali bahwa biaya yang terjadi di RS bukan hanya uang, tetapi juga dalam bentuk bahan, waktu kerja, energi (listrik), fasilitas penunjang dll. Meningkatkan efisiensi berarti harus menggendalikan penggunaan sumber-sumber biaya tersebut agar bisa diminimalisir tanpa mengorbakan efektivitas.
Dalam perkembangan sekarang efisiensi ini telah berkembang menjadi istilah yang disebut dengan cost efective . Disebut cost effective jika kita melakukan dan menggunakan sumber daya untuk aktivitas yang dapat menambah nilai (value added) bagi konsumen yang kita layani baik konsumen internal maupun eksternal. Artinya segala aktivitas dan penggunaan sumberdaya yang tidak menambah nilai bagi konsumen adalah aktivitas yang tidak efisien. Pernahkan kita mengevaluasi apakah aktivitas yang kita kerjakan selama ini menambah nilai bagi konsumen yang kita layani ? Jika tidak, mungkin tidak perlu diteruskan, ambilah aktivitas yang lebih mempunyai value added.

Data dan Informasi : Bukan sekedar angka tetapi bisa berarti peluang atau masalah.
Ada banyak data dalam organisasi,namun seringkali data tersebut tidak diolah dengan baik sehingga tidak bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Data jika diolah secara baik akan membantu organisasi untuk menemukan peluang atau kekuatan dan masalah atau kelemahan yang dihadapi oleh organisasi. Pernahkan kita mengolah data pelayanan kita misalnya data masalah, data komplain pasien, data prestasi atau data penggunaan bahan yang digunakan di bagian kita ? Pernahkah data itu dibandingkan dengan tahun sebelumnya ? Naik atau turun ? Coba dibandingkan dengan bagian lain! Apakah data itu wajar ? Dengan analisis data seperti itu akan membantu kita untuk menemukan potensi untuk meningkatkan mutu pelayanan dan meningkatkan efisiensi.

Fasilitas : Bukan sekedar asset yang harus dipelihara
Fasilitas adalah sarana dan prasarana yang dapat dioptimalkan penggunaannya untuk kepentingan pelayanan. Oleh karena itu fasilitas bukan hanya perlu untuk dirawat tetapi juga perlu ditingkatkan utilitasnya. Bahkan beberapa fasilitas (terutama fasilitas yang berbasis komputer) perlu disinergikan dengan alat lainnya untuk menghasilkan pelayanan yang optimal dan peningkatan efsiensi.

Focus pada potensi sumber daya
Dengan melihat potensi sumber daya yang kita miliki akan memacu kita untuk berfikir kreatif dan proaktif membawa organisasi kita mengikuti perkembangan dan tuntutan jaman. Sebaliknya jika kita berfocus pada keadaan saat ini, kita akan selalu melihat keterbatasan-keterbatasan yang akhirnya akan memunculkan keluhan bahkan ketidakberdayaan.