SETELAH MEREKRUT DAN MENEMPATKAN SDM, APA YANG HARUS KITA LAKUKAN ?

Oleh : E. Hindro Cahyono


Salah seorang Saudara, sebut saja namanya Bejo, baru saja curhat tentang masa lalunya ketika dia baru saja masuk bekerja dalam suatu institusi. Dia menceritakan pengalamannya ketika dimarahi habis-habisan oleh ”bos besar”. Masalahnya sepele, setelah dia diterima bekerja, dia diserahkan oleh ”bos besar” kepada seorang Kepala Bagian untuk dipekerjakan. Namun saat Bejo bertanya tentang tugas yang harus dikerjakan, Kepala Bagiannya menjawab ”Udahlah santai aja, duduk duduk, baca koran dan jalan-jalan saja..”. Aneh.. tetapi karena ”lugu” Bejo ini taat sama sang Kepala Bagian, tugasnya di kantor hanyalah duduk-duduk, baca koran dan jalan-jalan di lingkungan kantor.

Apa yang terjadi selanjutnya ? Bejo menjadi bahan pembicaraan banyak orang. Dia dikatakan : ”malas.., makan gaji buta.. ”. Masalah ini akhirnya sampai juga ke telinga ”bos besar” . Akhirnya dia dipanggil dan dimarahi habis-habisan tanpa diberi waktu untuk memberikan penjelasan. Di lain waktu setelah ”bos besar” reda amarahnya, Bejo dipanggil lagi dan diberi waktu untuk menjelaskan. Dia mengatakan bahwa, telah meminta tugas yang harus dikerjakan tetapi Kepala Bagiannya tidak memberikan penugasan apapun. Akhirnya ”bos besar” tahu dan paham bahwa masalahnya bukan pada Bejo tetapi ada pada pihak manajemen karena memberikan penugasan sehingga Bejo tidak tahu apa yang harus dikerjakan.

Ilustrasi nyata ini menarik. Seringkali seorang karyawan divonis kinerjanya buruk, malas atau tidak kompeten padahal sumber masalahannya bukan pada karyawan tetapi ada pada pihak manajemen. Kenapa bisa begitu ? Ada hal yang kadang dilupakan oleh pihak manajemen. Sebelum merekruit karyawan mestinya sudah dilakukan analisis kebutuhan tenaga. Jika dari hasil analisa menunjukkan perlu tambahan tenaga maka baru dilakukan proses rekruitmen. Persoalannya adalah apakah setelah rekruitmen dan menempatkan karyawan dalam suatu bagian tertentu tugas manajemen selesai ? Jawabnya BELUM !!! Ada hal yang sangat penting setelah proses rekruitmen selesai yaitu menjelaskan kepada karyawan tentang aturan main organisasi dan apa yang diharapkan oleh organisasi/manajemen dari pekerjaan karyawan tersebut selama dia bekerja di organisasi.

Secara lebih detail hal-hal penting yang perlu dijelaskan oleh manajemen kepada karyawan (baru) adalah :
1. Karyawan perlu memahami struktur organisasi, prosedur, peraturan dan budaya organisasi. Struktur organisasi perlu dijelaskan agar karyawan baru memahami posisinya dimana, harus diperintah dan bertanggungjawab kepada siapa, harus berkoordinasi dengan siapa saja dll. Prosedur diperlukan agar karyawan dalam bekerja bisa menyesuaikan diri dengan aturan main organisasi sehingga tidak akan menimbulkan konflik dengan bagian dan pihak lain. Sedangkan peraturan penting bagi karyawan agar bisa memahami apa saja yang menjadi hak, kewajiban, larangan, tata tertib dll. Jika tidak ada penjelasan terhadap hal-hal di atas, karyawan baru akan bekerja menurut persepsinya sendiri atau bekerja dalam keraguan karena tidak tahu cara kerjanya benar atau salah. Bisa jadi dia merasa bingung ketika dia merasa sudah bekerja dengan baik tetapi kinerjanya dinilai buruk oleh atasannya atau teman sekerjanya. Hal lain yang perlu dijelaskan kepada karyawan adalah budaya kerja organisasi (corporate culture). Budaya kerja ini adalah nilai-nilai dan kebiasaan dalam organisasi yang tidak terlulis tetapi sudah menjadi budaya/kebiasaan dalam bersikap dan berperilaku. Misalnya, harus mengucapkan selamat pagi/siang ketika bertemu dengan atasan atau teman sekerja atau klien, mematikan HP saat rapat, berdoa sebelum dan sesudah bekerja dll. Budaya positif yang akan dikembangkan dalam organisasi seharusnya dijelaskan kepada karyawan baru agar dia bisa menyelarasnya perilakunya dengan nilai-nilai dan budaya organisasi.
2. Karyawan membutuhkan kejelasan dan ketetapan uraian tugas, batasan wewenang dan tanggungjawabnya. Uraian tugas sangat penting bagi karyawan agar dia paham betul tentang tugas yang harus dikerjakan. Batasan wewewang diperlukan agar karyawan memahami hal-hal apa saja yang menjadi wewenangnya (misalnya dalam pengambilan keputuskan, penggunaan fasilitas, meminta fasilitas, mengusulkan atau merubah cara kerja dll). Tanggungjawab berkaitan dengan sesuatu yang harus dipertanggungjawabkan oleh seorang karyawan, baik menyangkut pelaksanaan tugas maupun kualitas hasil kerja. Tanggung jawab ini akan menjadi ukuran baik buruknya keinerja seorang karyawan. Misalnya, seorang kasir menerima uang palsu, ini tanggungjawab siapa ? Jika kasir tidak disediakan alat deteksi uang palsu apakah tepat membebankan tanggungjawab kepada kasir ? Apakah itu bukan tanggungjawab manajemen yang tidak menyediakan fasilitas yang memadai ? Kesalahan input data oleh petugas yang menyebabkan harga yang harus dibayar konsumen lebih kecil (petusahaan rugi). Ini menjadi tanggungjawab siapa ? Petugas yang input data atau kasir ? Batasan tanggungjawab ini harus ditetapkan dengan jelas dan proporsional sesuai uraian tugas dan wewenangnya. Harus dihindari pembebanan tanggungjawab kepada karyawan yang tidak sesuai dengan tugas dan wewenangnya.
3. Manajemen perlu menetapkan dan menjelaskan key performance indicator (KPI) atau indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur baik buruknya kinerja karyawan. Misalnya : Seorang Bendahara, KPI nya adalah :
a. Kesalahan pembayaran : 0
b. Kesalahan penulisan cek/giro : 0
c. Keterlambatan pembayaran melebihi jatuh tempo : 0
d. Kesalahan entry data : 0
e. Penyelesaian laporan arus kas paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya.
f. Angka terlambat masuk dinas maksimal 2 kali sebulan tdk lebih 30 menit.

Hal-hal tersebut diatas sangat dibutuhkan baik oleh manajemen maupun oleh karyawan agar harapan manajemen dapat dipahami oleh karyawan. Disisi lain karyawan dapat berusaha menyelarasakan perilakunya untuk memenuhi harapan manajemen. Persoalannya adalah seringkali manajemen tidak menetapkan secara formal uraian tugas, wewenang, tanggungjawab dan KPI karyawan. Jika hal itu tidak ditetapkan bagaimana bisa menjelaskan secara gamblang kepada karyawan ??? Akibatnya manajemen dan karyawan sama-sama tidak puas karena tidak jelas apa yang harus dikerjakan dan apa indikator yang digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Maka tidak heran dalam penilaian kinerja karyawan seringkali tidak obyektif dan rawan konflik karena indikatornya tidak jelas.

Untuk itu bagi manajemen, mulailah menetapkan uraian tugas, wewenang, tanggung jawab, KPI, prosedur, budaya kerja. Setelah ditetapkan jangan lupa komunikasikan kepada semua karyawan agar mereka paham dan menyelarasakan perilakuk kerjanya dengan standar yang telah ditetapkan.

Bagi para karyawan, tanyakan kepada manajemen tentang hal-hal diatas. Jika belum ada mintalah waktu untuk mendiskusikan dan membuat kesepakatan.

Selamat berkerja dan berprestasi..